Bedrijfs logo

e-ABS | Tips voor het zoeken naar (en vinden van) dossiers

Het komt voor dat verzekeraars bepaalde akkoordverzoeken of dossiers niet kunnen vinden. In dit artikel proberen we uit te leggen wat daarvan de oorzaak kan zijn, hoe je dat kan voorkomen en hoe je het dossier toch kan vinden.

Wanneer heb je in e-ABS toegang tot een dossier?
Bepalend is; Wie de eigenaar van een dossier? Je hebt toegang tot een dossier wanneer:

1.     Je deel uitmaakt van de groep die eigenaar is (een groep als eigenaar is gebruikelijk bij verzekeraars), of
2.     Je zelf als gebruiker eigenaar bent, of
3.     Een collega als gebruiker eigenaar is en in de instellingen van die collega de groep -waar jij deel van uitmaakt- is toegevoegd bij ‘Toegang tot dossiers’, of als jij als gebruiker bent toegevoegd.

Voor verzekeraars is het gebruikelijk dat een groep eigenaar is (1). Een gebruiker als eigenaar (2 en 3) is gebruikelijk voor makelaars

Waar komen de taken en meldingen terecht?
De taken en meldingen voor het dossier komen in e-ABS in de ‘inbox’ van de groep die eigenaar is. Staat bij bepaalde taken of meldingen ingesteld dat er ook een e-mail moet worden verstuurd, dan ontvangen alle groepsdeelnemers de e-mail.

Hoe wordt bepaald wie eigenaar is van een dossier?
De afspraak is dat makelaars bij het aanmaken van een nieuw dossier voor polisdossiers voor iedere betrokken verzekeraar de groep Placement selecteren en voor schadedossiers de groep Claims.

Dat betekent dat bij de betrokken verzekeraars de groep Placement (of Claims) eigenaar wordt, tenzij de verzekeraar ‘Autoroutering’ heeft ingeregeld op deze groep.

Autoroutering wordt door de verzekeraar zelf ingesteld op de groep Placement (en/of Claims). Met autoroutering wordt op basis van de branche van een dossier bepaald wie de eigenaar van het dossier wordt. De makelaar stuurt het dossier naar de groep Placement en vervolgens zorgen de autorouteringsregels op deze groep ervoor dat bijvoorbeeld een dossier met branche Casualty/General Liability eigenaar ‘Placement Varia’ krijgt en een dossier met branche CAR PD eigenaar ‘Placement Engineering’.

Wat als ik een dossier niet kan vinden?
Dan is de kans groot dan het dossier een eigenaar heeft gekregen die anders is dan verwacht. 

Je kan het dossier altijd opzoeken in MIS*. In zowel het zoekscherm Polisdossiers als Plaatsingen kan je het dossier opzoeken met behulp van diverse zoekvelden. In het exportbestand staat de eigenaar vermeld. 

Een collega met de rol administrator in e-ABS kan het dossier in e-ABS wel zien, bekijken wie de eigenaar is en eventueel gelijk het eigenaarschap wijzigen. De administrator kan nakijken in de autorouteringsregels of dit dossier op die eigenaar terecht is gekomen en eventueel daar een aanpassing maken om ervoor te zorgen dat bij een volgende gelijke situatie, gelijk de juiste groep eigenaar wordt.

Het kan ook zijn dat de makelaar het polisdossier met een verkeerde branche heeft aangeleverd, waardoor de groep die eigenaar is niet juist is. Neem dan contact op met de makelaar die de polis heeft aangeleverd. 

* Heb je nog geen account voor MIS? Vraag dan een collega met de rol administrator/beheerder in MIS om een account voor jou aan te maken.

Zoeken binnen VNAB